Règlement de l'Association de la Fibromyalgie du Canada

RÈGLEMENT GÉNÉRAL DE FONCTIONNEMENT

APPROUVÉ: 25 avril 2022
REVISÉ: 8 septembre 2022


Vous pouvez télécharger l'intégralité du règlement ci-dessous (462KB)

AFC Règlements administratifs – Rév. 8 sep 2022


Règlement relatif à la conduite des affaires de:
Association de la Fibromyalgie du Canada

UNE SOCIÉTÉ ASSUJETTIE À LA LOI CANADIENNE SUR LES SOCIÉTÉS À BUT NON LUCRATIF



RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS

Règlement relatif à la conduite des affaires de:

Association de la Fibromyalgie du Canada

(l' "association")


ATTENDU QUE l'Association s'est vu accorder un certificat de constitution par le gouvernement fédéral du Canada en vertu de la Loi canadienne sur les organismes sans but lucratif L.C. 2009, C.32; le 15 juin 2021;

ET ATTENDU QUE l'Association a demandé et reçu un certificat de modification le 8 novembre 2021, en vertu de la Loi canadienne sur les organismes sans but lucratif L.C. 2009, ch.23;

ET ATTENDU QUE l'Association a adopté un Règlement général de fonctionnement de l'Association ("Règlement") le 5 janvier 2022;

MAINTENANT DONC QU'IL SOIT ADOPTÉ en tant que Règlement général de fonctionnement de l'Association qui entrera en vigueur conformément à l'article 12.01.

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SECTION I – INTERPRÉTATION

1.01 – Définitions

Dans tous les règlements et résolutions de l'Association, à moins que le contexte ne l'exige autrement:

  • a. "Acte" désigne la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, L.C. 2009, c.23, y compris tout règlement pris en vertu de la Loi, et toute loi ou tout règlement qui peut y être substitué, tel que modifié de temps à autre.
  • b. "Sans lien de dépendance" a le sens défini à l'article 251 de la Loi de l'impôt sur le revenu (Canada) et le bulletin d'interprétation IT419R2 de l'Agence du revenu du Canada, tel que modifié de temps à autre.
  • c. "Statuts" désigne les statuts constitutifs originaux ou mis à jour ou les statuts de modification, de fusion, de prorogation, de réorganisation, d'arrangement ou de reconstitution de l'Association.
  • d. "Association" signifie l'Association de la Fibromyalgie du Canada.
  • e. "Conseil" signifie le conseil d'administration de l'Association.
  • f. "Règlements" désigne le présent règlement et tous les autres règlements de l'Association tels que modifiés et qui sont, de temps à autre, en vigueur.
  • g. "Comité" désigne un comité du Conseil établi conformément à la SECTION VIII du présent règlement.
  • h. "Administrateur" désigne un membre du conseil d'administration de l'Association.
  • i. "Membre" désigne un membre de l'Association et «Membres», ou «Adhésion» désigne l'ensemble des membres de l'Association.
  • j. "Dirigeant" désigne un dirigeant de l'Association tel qu'énoncé à l'article 7.02.
  • k. "Politiques de fonctionnement" désigne les politiques de fonctionnement approuvées par le Conseil conformément à l'article 2.07 du Règlement.
  • l. "Résolution ordinaire" désigne une résolution adoptée à la majorité des voix exprimées sur cette résolution.
  • m. "Proposition" désigne une proposition soumise par un membre de l'Association qui répond aux exigences de l'article 163 de la Loi.
  • n. "Règlements" désigne les règlements pris en vertu de la Loi, tels que modifiés, mis à jour ou en vigueur de temps à autre.
  • o. "Résolution spéciale" désigne une résolution adoptée à la majorité (50 % + 1) des voix exprimées sur cette résolution.

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1.02 – Interprétation

Dans l'interprétation du présent règlement, à moins que le contexte ne l'exige autrement, les règles suivantes s'appliquent:

  • a. sauf lorsqu'ils sont spécifiquement définis dans les présentes, tous les termes contenus dans les présentes et qui sont définis dans la Loi auront le sens donné à ces termes dans la Loi ;
  • b. les mots au singulier incluront le pluriel et vice versa;
  • c. le mot "personne" comprendra un individu, une entreprise individuelle, une société de personnes, une association non constituée en société, une fiducie et une personne morale;
  • d. si l'une des dispositions contenues dans les règlements administratifs est incompatible avec celles contenues dans les statuts ou la loi, les dispositions contenues dans les statuts ou la loi, selon le cas, prévaudront; et
  • e. si l'une des dispositions contenues dans la version française du présent règlement est incompatible ou en conflit avec l'une des dispositions contenues dans la version anglaise du présent règlement, la version anglaise prévaudra.

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SECTION II – QUESTIONS FINANCIÈRES ET AUTRES

2.01 – Exercice financier

Sauf modification contraire par résolution du conseil d'administration, l'exercice financier de l'Association se termine le 31 mars de chaque année.

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2.02 – Dispositions bancaires

Les affaires bancaires de l'Association doivent être traitées dans une banque, une société de fiducie ou une autre entreprise ou société exerçant des activités bancaires au Canada ou ailleurs que le conseil peut désigner, nommer ou autoriser de temps à autre. Les affaires bancaires ou toute partie de celles-ci doivent être traitées par un ou plusieurs dirigeants de l'Association et/ou d'autres personnes que le conseil d'administration peut désigner, ordonner ou autoriser de temps à autre.

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2.03Comptable public et niveau d'examen financier

L'Association est assujettie aux exigences relatives à la nomination d'un comptable public et au niveau d'examen financier requis par la Loi.

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2.04 – États financiers annuels

L'Association peut, au lieu d'envoyer aux membres des copies des états financiers annuels et des autres documents visés au paragraphe 172(1) de la Loi, doit

  • a. aviser les membres que ces documents sont disponibles par voie électronique via une source électronique généralement accessible, telle qu'un site Web.
  • b. informer les membres que ces documents sont disponibles au siège social de l'Association et que tout membre peut en demander une copie, sans frais, par courrier affranchi et/ou par courriel;

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2.05 - Sièges sociaux

Le siège social de l'Association est situé dans la province ou le territoire spécifié dans les statuts à l'adresse que le conseil peut déterminer de temps à autre. Les administrateurs peuvent changer le siège social à un autre endroit dans la province spécifiée dans les statuts. Une résolution spéciale des membres est requise afin d'autoriser une modification des statuts pour changer la province dans laquelle est situé le siège social de l'Association.

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2.06 – Signature des documents

Les actes, transferts, cessions, contrats, obligations et autres instruments écrits nécessitant l'exécution par l'Association peuvent être signés par deux (2) dirigeants ou administrateurs avec l'approbation du conseil. De plus, le Conseil peut de temps à autre ordonner la manière dont, et la ou les personnes par lesquelles un document particulier ou un type de document doit être signé. Tout dirigeant signataire peut certifier une copie de tout instrument, résolution, règlement ou autre document de l'Association comme étant une copie conforme de celui-ci.

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2.07 – Politiques opérationnelles

Le conseil peut adopter, modifier ou abroger par résolution les politiques de fonctionnement qui ne sont pas conformes aux règlements de l'Association concernant des questions telles que le mandat des comités, les devoirs des dirigeants, le code de conduite du conseil et les conflits d'intérêts. ainsi que les exigences procédurales et autres relatives aux règlements administratifs que le conseil peut juger appropriées de temps à autre. Toute politique d'exploitation adoptée par le conseil continuera d'avoir force et effet jusqu'à ce qu'elle soit modifiée, abrogée ou remplacée par une résolution ultérieure du conseil. Pour plus de certitude, les politiques de fonctionnement lient l'Association, y compris les comités.

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SECTION III – MEMBRES

3.01 – Classes et conditions d'adhésion

Conformément aux statuts, il y aura une (1) classe de membres dans l'Association. L'adhésion à l'Association est offerte aux personnes qui souhaitent promouvoir les objectifs de l'Association, sont Canadiens ou résidents du Canada. L'adhésion à l'Association est une adhésion à vie et non transférable. Les individus doivent être admis en tant que membres de l'Association et en tant que membres conformément au règlement, à la politique d'adhésion et aux politiques de fonctionnement.

Le conseil d'administration peut déterminer que certains membres et/ou candidats à l'adhésion devraient être admis à titre de membre à titre honorifique en raison de la contribution exceptionnelle de ces personnes aux objectifs de l'association. Tous les membres honoraires de l'Association immédiatement avant la prorogation de l'Association en vertu de la Loi doivent continuer en tant que membres de l'Association à titre honorifique.

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3.02 – Droits des membres et être en règle

Un membre de l'Association a le droit d'être convoqué, d'assister, de prendre la parole et de participer à toutes les assemblées des membres. Un membre doit être "en règle" pour pouvoir voter aux assemblées des membres. Un membre est considéré comme étant en règle s'il:

  • a. a été admis en tant que membre de l'Association au moins quatre-vingt-dix (90) jours avant l'assemblée des membres (dans le cas d'un nouveau membre); ou
  • b. ne fait pas l'objet de mesures disciplinaires en vertu de l'article 3.05.

Un membre en règle dispose d'un (1) vote à toutes les assemblées des membres.

Dès son admission en tant que membre, chaque membre aura droit à, et l'Association fournira sans frais une copie de la Constitution et/ou des Règlements de l'Association. La documentation sera disponible sur le site Web de l'Association de la Fibromyalgie du Canada (AFC) et/ou par voie électronique.

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3.03 – Résiliation de l'adhésion

L'adhésion à l'Association prend fin lorsque:

  • a. le membre décède;
  • b. le membre cesse de maintenir les conditions d'adhésion énoncées à la section 3.01;
  • c. le membre démissionne en remettant une démission écrite au président du conseil, auquel cas cette démission entre en vigueur à la date précisée dans la démission;
  • d. le membre est démis de ses fonctions de membre de l'Association conformément à l'article 3.05 ;
  • e. L'Association est liquidée ou dissoute en vertu de la Loi.

Sous réserve des Statuts, lors de toute résiliation de l'adhésion, les droits du membre, y compris les droits sur les données physiques, techniques et la propriété intellectuelle de l'Association cessent automatiquement d'exister. Lorsqu'une personne n'est plus membre, cette personne est réputée avoir également démissionné automatiquement en tant qu'administrateur, dirigeant ou membre d'un comité, selon le cas, à condition que le conseil puisse, à sa discrétion, renommer ultérieurement cette personne en tant que dirigeant ou membre de comité si le conseil le juge approprié dans les circonstances.

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3.04 – Cotisations des membres

Aucune cotisation ne sera due par les membres pour l'adhésion à l'Association.

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3.05 – Discipline des membres

Le Conseil a le pouvoir de suspendre ou de révoquer tout membre de l'Association pour l'un ou plusieurs des motifs suivants:

  • a. enfreindre toute disposition des statuts, règlements ou politiques de fonctionnement de l'Association; et/ou
  • b. adopter toute conduite qui pourrait être préjudiciable à l'Association, tel que déterminé par le conseil d'administration à sa seule discrétion.

Dans le cas où le conseil d'administration conclut qu'un membre devrait être expulsé ou suspendu de l'adhésion à l'Association, le président du conseil d'administration fournira un préavis de suspension ou de retrait de cinq (5) jours au membre et fournira les raisons de la suspension proposée ou de l'explulsion. Le membre peut présenter des observations écrites au président du conseil en réponse à l'avis reçu dans un délai de sept (7) jours. Dans le cas où aucune soumission écrite n'est reçue par le président du conseil, il peut aviser le membre que le membre est suspendu ou retiré de l'adhésion à l'Association. Lorsque des observations écrites sont reçues conformément à la présente section,
le Conseil examinera ces soumissions pour parvenir à une décision finale et informera le membre de cette décision finale dans un délai supplémentaire de quatorze (14) jours à compter de la date de réception des soumissions.

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3.06 – Mécanisme de résolution des conflits

Dans le cas où un différend ou une controverse entre les membres, les administrateurs, les dirigeants, les membres du comité ou les bénévoles de l'Association découlant de, ou lié à, les articles ou les règlements, ou de tout aspect des opérations de l'Association sont tels que dans la mesure du possible être résolus conformément à la médiation, comme prévu dans le mécanisme de résolution de la politique sur les conflits d'intérêts et les conflits de résolution.

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SECTION IV – ASSEMBLÉES DES MEMBRES

4.01 – Avis de convocation

Conformément à et sous réserve de la Loi, un avis de l'heure et du lieu d'une assemblée des membres doit être donné à chaque membre ayant droit de voter à l'assemblée par l'un des moyens suivants:

  • a. par voie de communication téléphonique, électronique ou autre à chaque membre ayant droit de vote à l'assemblée, pendant une période de 21 à 35 jours avant la date à laquelle l'assemblée doit se tenir; ou
  • b. au moins une fois dans une publication de l'Association adressée à tous ses membres, pendant une période de 21 à 60 jours avant le jour où doit se tenir l'assemblée.

L'avis de convocation d'une assemblée des membres est également donné à chaque administrateur et au comptable public de l'Association dans un délai de 21 à 60 jours avant le jour où doit se tenir l'assemblée. L'avis de toute assemblée des membres au cours de laquelle des affaires spéciales doivent être traitées doit indiquer la nature de ces affaires avec suffisamment de détails pour permettre au membre de se forger un jugement motivé sur les affaires et fournir le texte de toute résolution spéciale ou de tout règlement à être soumis à l'assemblée. Les administrateurs peuvent fixer une date d'enregistrement pour la détermination des membres ayant droit de recevoir un avis de toute assemblée des membres conformément aux exigences de l'article 161 de la Loi. Sous réserve de la Loi, un avis d'assemblée des membres fourni par l'Association doit inclure toute proposition soumise à l'Association en vertu de l'article 4.13.

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4.02 – Lieu des réunions

Les assemblées des membres se tiendront par voie électronique à une date qui sera déterminée par le conseil.

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4.03 – Assemblées annuelles

Une assemblée annuelle des membres doit être tenue au moment de chaque année, que le conseil peut déterminer de temps à autre, à condition que l'assemblée annuelle soit tenue au plus tard quinze (15) mois après la tenue de l'assemblée annuelle précédente et au plus tard moins de six (6) mois après la fin de l'exercice financier précédent de l'Association. L'assemblée annuelle doit être tenue dans le but d'examiner les états financiers et les rapports de l'Association requis par la loi pour être présentés à l'assemblée, d'élire les administrateurs, de nommer le comptable public et de traiter toute autre affaire qui peut être dûment soumise à l'Assemblée ou est requis par la Loi.

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4.04 – Réunions spéciales

Le conseil d'administration convoquera une assemblée extraordinaire des membres conformément à l'article 167 de la loi sur demande écrite des membres détenant au moins cinq pour cent (5 %) des droits de vote. Si les administrateurs ne convoquent pas de réunion dans les vingt et un (21) jours suivant la réception de la demande, tout membre ayant signé la demande peut convoquer la réunion.

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4.05 – Affaires spéciales

Toutes les affaires traitées lors d'une assemblée spéciale des membres et toutes les affaires traitées lors d'une assemblée annuelle des membres, à l'exception de l'examen des états financiers, du rapport du comptable public, de l'élection des administrateurs et du renouvellement du mandat du comptable public en exercice, sont des affaires spéciales.

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4.06 - Personnes ayant le droit d'être présentes

Les seules personnes autorisées à être présentes à une assemblée des membres sont celles qui ont le droit de voter à l'assemblée, les administrateurs, les dirigeants et le comptable public de l'Association et les autres personnes qui sont autorisées ou tenues en vertu de toute disposition de la Loi, des statuts ou règlements de l'Association doivent être présents à la réunion. Toute autre personne ne peut être admise que sur invitation du président de l'assemblée ou par résolution ordinaire des membres.

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4.07 – Présidence de l'assemblée

Le président des assemblées des membres est le président du conseil ou le vice-président du conseil en cas d'absence ou d'empêchement du président du conseil. En cas d'absence du président du conseil et du vice-président du conseil, les membres présents et ayant droit de vote à l'assemblée désignent un membre pour présider l'assemblée.

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4.08 – Quorum

Sous réserve de la Loi, le quorum à toute assemblée des membres est de cinq (5) membres. Si un quorum est atteint à l'ouverture d'une assemblée des membres, les membres présents peuvent poursuivre les affaires de l'assemblée même si le quorum n'est pas atteint tout au long de l'assemblée. Aux fins de la détermination du quorum, un membre peut être présent en personne, par téléphone ou par tout autre moyen électronique.

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4.09 – Réunions tenues par voie électronique

Une assemblée des membres peut être tenue par voie téléphonique ou électronique conformément à la Loi comme suit:

  • a. Toute personne autorisée à assister à une assemblée des membres peut participer à l'assemblée au moyen d'un tel moyen de communication téléphonique, électronique ou autre qui permet à tous les participants de communiquer adéquatement entre eux pendant l'assemblée, si l'Association met à disposition un tel moyen de communication et la réunion est conforme aux exigences de la Loi et du Règlement. Une personne participant à une réunion par un tel moyen est considérée être présente à la réunion.
  • b. Toute personne participant à une assemblée des membres au moyen d'un moyen de communication téléphonique, électronique ou autre et ayant le droit de voter à cette assemblée, peut voter en utilisant le moyen de communication que l'Association a mis à sa disposition à cette fin. Lorsqu'un vote doit avoir lieu lors d'une assemblée des membres, le vote ne peut être effectué au moyen d'un service de communication téléphonique, électronique ou autre que si ce moyen permet de recueillir les votes d'une manière qui permette leur vérification ultérieure; et permet que les votes compilés soient présentés à l'Association sans qu'il soit possible pour l'Association d'identifier comment chaque membre a voté.
  • c. Chaque Membre a consenti à l'avance à la réunion par téléphone ou par d'autres moyens électroniques et, ce faisant, a consenti à l'enregistrement audio/vidéo de ces réunions.

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4.10 – Vote des absents par courriel

Chaque membre ayant le droit de voter à une assemblée des membres s'il n'est pas en mesure d'assister à l'assemblée peut voter par anticipation par courriel au secrétaire ou à son délégué. Un vote par correspondance reçu par courriel du membre sera collecté, compté et rapporté de la manière indiquée par le président de l'assemblée.

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4.11 – Votes pour gouverner

À toute assemblée des membres, chaque question doit, sauf disposition contraire des statuts ou des règlements administratifs ou de la Loi, être déterminée par résolution ordinaire. En cas d'égalité des voix, le président de l'assemblée, en plus d'une voix originale, aura une seconde voix ou voix prépondérante.

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4.12 – Propositions aux assemblées annuelles

Sous réserve du respect de l'article 163 de la Loi, un membre ayant droit de vote à une assemblée annuelle peut soumettre à l'Association un avis de toute question qu'il propose de soulever à l'assemblée annuelle (une "proposition"). Une telle proposition peut inclure des nominations pour l'élection des administrateurs si la proposition est signée par au moins cinq pour cent (5 %) des membres ayant le droit de voter à l'assemblée. Sous réserve de la Loi, l'Association doit inclure la proposition dans l'avis de convocation et, si le membre le demande, doit également inclure une déclaration du membre à l'appui de la proposition ainsi que le nom et l'adresse du membre.

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4.13 – Résolution tenant lieu d'assemblée

Une résolution écrite et signée par tous les membres ayant droit de vote sur cette résolution lors d'une assemblée des membres est aussi valide que si elle avait été adoptée lors d'une assemblée des membres, à moins qu'une déclaration écrite ne soit soumise à l'Association par un administrateur ou par le comptable public à l'occasion de sa démission, de sa révocation ou de son remplacement. Une copie de chaque résolution des membres doit être conservée avec les procès-verbaux des assemblées des membres.

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SECTION V – ADMINISTRATEURS

5.01 – Pouvoirs

Sous réserve de la Loi et des Statuts, le Conseil gère ou supervise la gestion des activités et des affaires de l'Association.

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5.02 – Nombre d'administrateurs

Les statuts prévoient un nombre minimum et maximum d'administrateurs.1 Dans les statuts d'incorporation de 2021, le conseil a été fixé à au moins trois (3) et au plus quinze (15) administrateurs. La taille du conseil peut changer de temps à autre, à condition que le conseil soit composé du nombre fixe d'administrateurs tel que déterminé par résolution du conseil.

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5.03 – Qualifications

Chaque administrateur doit être un individu atteint de fibromyalgie âgé d'au moins 18 ans. Un membre qui est considéré pour un poste au sein du conseil d'administration doit avoir au moins un an d'expérience en tant que membre actif d'un comité. Chaque administrateur doit être membre de l'Association. Nul ne peut être administrateur qui

  • a. a été reconnu par un tribunal au Canada ou ailleurs comme étant mentalement incapable;
  • b. qui a le statut de failli;
  • c. qui est un "particulier non admissible", tel que défini dans la Loi de l'impôt sur le revenu;
  • d. a un lien de dépendance avec tout membre de la haute direction ou de la direction, tel que défini dans les politiques de fonctionnement du conseil; ou
  • e. reçoit ou a reçu dans l'année de son élection une rémunération d'emploi, directement ou indirectement, de l'Association conformément à l'article 5.11.

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1 Entre 3 et 15.

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5.04 – Composition du Conseil

Le conseil comprendra en tout temps un minimum de trois (3) et un maximum de quinze (15) administrators et pourront résider dans n'importe quelle partie du Canada. Tous les administrateurs exerceront leurs fonctions en tant que membres du conseil conformément à l'exigence d'agir de bonne foi et d'exercer leurs fonctions dans le meilleur intérêt de l'Association dans son ensemble, indépendamment de leur lieu de résidence.

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5.05 – Transition

Les mandats des administrateurs de l'Association sont calculés conformément au paragraphe 5.06(b). Dans le calcul du nombre maximal d'années pendant lesquelles un administrateur peut occuper un poste en vertu du paragraphe 5.06(d) ou (e), les mandats exercés par les administrateurs avant leur maintien en vertu de la Loi doivent être inclus.

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5.06 – Élection des administrateurs et durée du mandat

  • a. Sous réserve des statuts, les administrateurs sont élus par les membres par résolution ordinaire lors d'une assemblée annuelle des membres au cours de laquelle une élection des administrateurs est requise.
  • b. La durée du mandat des administrateurs sera de trois (3) ans ou tel que déterminé par résolution ordinaire du conseil.
  • c. Si les administrateurs ne sont pas élus lors d'une assemblée des membres, les administrateurs sortants restent en fonction jusqu'à ce que leurs successeurs soient élus.
  • d. Sous réserve de la section 5.06(e), les administrateurs sont rééligibles pour un maximum de six (6) années consécutives; cependant, après une interruption de ses fonctions au sein du conseil pendant une période d'au moins un (1) an, la personne peut à nouveau être éligible.
  • e. Les administrateurs occupant un poste de dirigeant au cours de la dernière année de leur deuxième mandat de trois (3) ans sont éligibles pour continuer en tant qu'administrateur au-delà des deux mandats maximum de trois ans, jusqu'à un mandat consécutif maximum de dix (10) ans, à condition que au cours de chacune de ces années supplémentaires, le directeur occupe un poste de dirigeant.
  • f. Les candidatures pour siéger au Conseil peuvent être présentées de deux manières:
    • i. Par le Comité Exécutif. Sur une base annuelle, le comité exécutif identifiera les compétences et qualités essentielles requises pour que le conseil d'administration gouverne efficacement. Le travail du comité exécutif sera guidé par le principe primordial selon lequel le conseil doit inclure des personnes atteintes de fibromyalgie. Une fois les compétences et qualités de base identifiées, le Comité exécutif sollicitera auprès du Conseil et d'autres parties prenantes les noms de candidats potentiels correspondant aux compétences et qualités prioritaires requises pour le Conseil. Le comité exécutif présentera un rapport aux membres pour l'élection des administrateurs sur le site Web de l'Association au moins quatre (4) jours avant l'assemblée annuelle, et ce rapport sera préparé conformément aux exigences du présent règlement et les politiques opérationnelles.
    • ii. Par les nominations des membres. Tout membre peut proposer un candidat à l'élection au conseil d'administration en fournissant par écrit au secrétaire de l'Association, au moins quatorze (14) jours avant l'assemblée annuelle, les informations suivantes: le nom du candidat, un résumé des compétences, expérience et qualifications du candidat pour siéger au conseil, ainsi qu'une confirmation écrite du candidat qu'il est disposé et disponible pour siéger au conseil s'il est élu et qu'il possède les qualifications pour siéger au conseil, comme indiqué dans le paragraphe 5.03. Le comité exécutif examinera toutes les candidatures reçues des membres et s'assurera que ces candidats sont inclus, ainsi qu'un résumé de leurs qualifications, dans le rapport aux membres pour l'élection des administrateurs mentionné au paragraphe (f)(i) ci-dessus.

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5.07 – Cessation d'office

Un administrateur cesse d'occuper ses fonctions lorsqu'il décède, démissionne, est démis de ses fonctions par les membres conformément à l'article 5.09, ou ne remplit plus toutes les qualifications pour être administrateur énoncées à l'article 5.03, tel que déterminé à la seule discrétion du Conseil. Lorsqu'une personne n'est plus un administrateur, cette personne est alors réputée avoir également démissionné automatiquement en tant que dirigeant ou membre d'un comité, selon le cas, à condition que le conseil puisse, à sa discrétion, renommer ultérieurement cette personne en tant que dirigeant, ou membre du comité si le conseil le juge approprié dans les circonstances.

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5.08 – Démission

La démission d'un administrateur entre en vigueur au moment où une démission écrite est envoyée à l'Association ou au moment précisé dans la démission, selon la dernière éventualité.

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5.09 – Révocation

Les membres peuvent, par résolution ordinaire, adoptée lors d'une assemblée des membres, révoquer tout administrateur de ses fonctions avant l'expiration du mandat de l'administrateur et peuvent élire une personne qualifiée pour combler le poste vacant pour le reste du mandat de l'administrateur ainsi révoqué, à défaut de quoi cette vacance peut être comblée par le Conseil.

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5.10 – Combler les postes vacants

Conformément à et sous réserve de la Loi et des Statuts, un quorum du Conseil peut combler une vacance au sein du Conseil, à l'exception d'une vacance résultant d'une augmentation du nombre minimum ou maximum d'administrateurs, ou d'un échec des membres à élire le nombre d'administrateurs devant être élus à toute assemblée des membres. S'il n'y a pas quorum au sein du conseil, ou si la vacance découle du fait que les membres n'ont pas élu le nombre d'administrateurs requis pour être élus à toute assemblée des membres, le conseil convoquera immédiatement une assemblée spéciale des membres pour combler le poste vacant. Si le conseil omet de convoquer une telle réunion ou s'il n'y a pas d'administrateurs alors en fonction, tout membre peut convoquer la réunion. Un administrateur nommé ou élu pour combler une vacance reste en fonction pour la durée non écoulée du mandat de son prédécesseur.

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5.11 – Rémunération des administrateurs

Comme l'exigent les statuts, les administrateurs doivent servir sans rémunération et aucun administrateur ne doit recevoir directement ou indirectement de profit de sa fonction en tant que tel, à condition qu'un administrateur puisse être remboursé des dépenses raisonnables encourues dans l'exercice de ses fonctions.

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5.12 – Conflit d'intérêts

Chaque administrateur et dirigeant doit divulguer à l'Association la nature et l'étendue de tout intérêt que l'administrateur ou le dirigeant a dans un contrat important ou une transaction importante, conclue ou proposée, avec l'Association, conformément à la manière et au moment prévus à l'article 141 de la Loi.

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5.13 – Confidentialité

Chaque administrateur, dirigeant, membre d'un comité, employé et bénévole doit respecter la confidentialité des affaires portées devant le conseil ou devant tout comité du conseil. Les employés et les bénévoles doivent également garder confidentielles les questions portées à leur attention dans le cadre de leur emploi ou de leurs activités bénévoles.

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5.14 – Utilisation des fonds

Le conseil d'administration a l'obligation de s'assurer que tous les fonds reçus par l'Association sont utilisés à des fins caritatives et que l'Association se conforme à toutes les limitations, conditions, termes de référence, directives ou autres restrictions imposées par les donateurs ou les concédants, y compris, mais sans s'y limiter, ceux imposés par les gouvernements à tous les niveaux, leurs sociétés d'État, leurs agences et les autorités qu'ils ont établies pour réglementer les loteries et les jeux.

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SECTION VI – ASSEMBLÉES DES ADMINISTRATEURS

6.01 – Convocation des assemblées

Les réunions du conseil peuvent être convoquées par le président du conseil, le vice-président du conseil ou deux (2) administrateurs en tout temps.

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6.02 – Lieu des réunions

Les réunions du Conseil se tiendront virtuellement.

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6.03 – Avis de convocation

Un avis de l'heure et du lieu de la tenue d'une réunion du conseil doit être donné de la manière prévue à l'article 12.01 du présent règlement à chaque administrateur de l'Association au moins 7 jours avant l'heure à laquelle la réunion doit avoir lieu. tenu. L'avis d'une réunion n'est pas nécessaire si tous les administrateurs sont présents et qu'aucun ne s'oppose à la tenue de la réunion, ou si les absents ont renoncé à l'avis ou ont autrement signifié leur consentement à la tenue d'une telle réunion. L'avis d'une assemblée ajournée n'est pas requis si l'heure et le lieu de l'assemblée ajournée sont annoncés lors de l'assemblée initiale. À moins que le règlement administratif n'en dispose autrement, aucun avis de convocation n'a besoin de préciser l'objet ou les affaires à traiter lors de la réunion, sauf qu'un avis de convocation des administrateurs doit préciser toute question visée au paragraphe 138(2) Limites de l'autorité de l'Acte qui doit être traité à l'assemblée.

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6.04 – Réunions ordinaires

Le Conseil peut désigner un ou plusieurs jours au cours de n'importe quel mois pour les réunions régulières du Conseil à un lieu et à une heure à déterminer. Une copie de toute résolution du Conseil fixant le lieu et l'heure de ces réunions régulières du Conseil doit être envoyée à chaque administrateur immédiatement après son adoption, mais aucun autre avis n'est requis pour une telle réunion régulière, sauf si le paragraphe 136(3) Avis de réunion de la Loi, exige que le but de celle-ci pour l'affaire à traiter, soit précisé dans l'avis.

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6.05 – Participation à l'Assemblée par téléphone ou par voie électronique

Un administrateur participant à la réunion par téléphone ou par voie électronique est réputé, aux fins de la Loi, avoir été présent à cette réunion. Chaque administrateur a consenti à l'avance à se réunir par téléconférence ou par d'autres moyens électroniques; et ce faisant, a consenti à l'enregistrement audio/vidéo de ces réunions.

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6.06 – Quorum

Une majorité du nombre d'administrateurs précisé dans les statuts constitue un quorum à toute réunion du conseil. Aux fins de déterminer le quorum, un administrateur peut être présent en personne ou, s'il y est autorisé en vertu du présent règlement, par téléconférence et/ou par d'autres moyens électroniques.

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6.07 – Votes pour gouverner

Chaque administrateur dispose d'un (1) vote. Lors de toutes les réunions du Conseil, chaque question est décidée à la majorité des voix exprimées sur la question. En cas d'égalité des voix, le président de l'assemblée, en plus d'un vote original, aura un deuxième vote ou un vote prépondérant.

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6.08 - Résolutions par écrit

Une résolution écrite, signée par tous les administrateurs ayant le droit de voter sur cette résolution lors d'une réunion du Conseil, sera aussi valide que si elle avait été adoptée lors d'une réunion du Conseil. Une copie de chacune de ces résolutions écrites doit être conservée avec les procès-verbaux des délibérations du conseil ou du comité d'administration.

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SECTION VII - DIRIGEANTS

7.01 – Nomination

Le conseil d'administration nomme les dirigeants de l'association parmi eux. Le conseil peut préciser leurs fonctions et, sous réserve de la Loi, déléguer à ces dirigeants le pouvoir de gérer les affaires de l'Association. Deux ou plusieurs mandats peuvent être exercés par la même personne. Le président du conseil, le vice-président du conseil, le secrétaire et le trésorier constituent le comité exécutif national.

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7.02 – Description des bureaux

Sauf indication contraire du Conseil (qui peut, sous réserve de la Loi, modifier, restreindre ou compléter ces fonctions et pouvoirs), les bureaux de l'Association, s'ils sont désignés et si des dirigeants y sont nommés, auront les fonctions et pouvoirs suivants qui leur sont associés ainsi que les autres devoirs et pouvoirs que le conseil peut spécifier de temps à autre dans les politiques de fonctionnement ou par résolution:

  • a. Président du Conseil – Le président du conseil est un administrateur. Le président du conseil doit, lorsqu'il est présent, présider toutes les réunions du conseil et des membres. Le président est également membre d'office de tous les comités de l'Association. Le président exerce les autres fonctions et pouvoirs que le conseil peut préciser.
  • b. Vice-président du conseil – Le vice-président du conseil, s'il doit en être nommé un, est un administrateur. En cas d'absence ou d'empêchement ou de refus du président du conseil d'administration, le vice-président du conseil, s'il en est, préside, lorsqu'il est présent, toutes les réunions du conseil et des membres. Le vice-président exerce les autres fonctions et pouvoirs que le conseil peut préciser.
  • c. Secrétaire – S'il est nommé, le secrétaire doit assister et être le secrétaire de toutes les réunions du conseil d'administration et des membres. Le secrétaire inscrira ou fera inscrire dans le livre des procès-verbaux de l'Association les procès-verbaux de toutes les délibérations de ces réunions; le secrétaire doit donner ou faire donner, selon les instructions, des avis aux membres, aux administrateurs, à l'expert-comptable et aux membres des comités; le secrétaire est le dépositaire de tous les livres, papiers, registres, documents et autres instruments appartenant à l'Association. Le secrétaire doit être un directeur. Le secrétaire aura d'autres devoirs et pouvoirs que le conseil d'administration pourra spécifier.
  • d. Trésorier – Le trésorier est responsable de la tenue des registres comptables appropriés conformément à la loi ainsi que du dépôt de l'argent, de la garde des titres et du décaissement des fonds de l'Association ; chaque fois que requis, le trésorier doit rendre compte au conseil de toutes les transactions de cette personne en tant que trésorier et de la situation financière de la Société. Le trésorier doit être un directeur.

Les fonctions de tous les autres dirigeants de la Société seront telles que les conditions de leur engagement l'exigent ou que le conseil ou le président l'exige. Le Conseil peut, de temps à autre et sous réserve de la Loi, modifier, ajouter ou limiter les pouvoirs et les fonctions de tout dirigeant.

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7.03 - Durée du mandat

Les dirigeants doivent occuper leur poste pendant une période de trois (3) ans ou selon ce qui peut autrement être déterminé par le conseil.

  • a. Si les administrateurs ne sont pas élus lors d'une assemblée des membres, les administrateurs sortants restent en fonction jusqu'à ce que leurs successeurs soient élus.
  • b. Lorsqu'un dirigeant est nommé par le conseil pour combler un poste vacant, le dirigeant occupera son poste jusqu'à la première réunion du conseil suivant immédiatement l'assemblée générale annuelle.
  • c. Un dirigeant peut occuper un poste pour un maximum de six (6) années consécutives.
  • d. les dirigeants sont rééligibles pour un maximum de six (6) années consécutives; cependant, après une interruption de ses fonctions au sein du conseil pendant une période d'au moins un (1) an, la personne peut à nouveau être éligible.

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7.04 – Poste vacant

En l'absence d'un accord écrit à l'effet contraire, le Conseil peut révoquer, pour cause ou sans cause, tout dirigeant de l'Association. À moins qu'il ne soit révoqué, un dirigeant demeure en fonction jusqu'à la première des dates suivantes :

  • le successeur du dirigeant est nommé;
  • la démission du dirigeant;
  • ce dirigeant cesse d'être administrateur (si une qualification nécessaire de cette nomination); ou
  • décès de cet officier.

Si le poste d'un dirigeant de l'Association est ou devient vacant, le conseil peut nommer une personne pour combler cette vacance.

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SECTION VIII – COMITÉS

8.01 – Comités

Le Conseil peut de temps à autre nommer tout comité ou autre organisme consultatif, s'il le juge nécessaire ou approprié à ces fins et, sous réserve de la Loi, avec les pouvoirs que le Conseil juge appropriés. En nommant les membres des comités, le conseil doit s'assurer que chaque comité comprend un administrateur qui siège en tant que membre du comité, lequel administrateur peut être le président qui doit être membre d'office de tous les comités de l'Association. Tout membre du Comité peut être révoqué par le Conseil. À moins que le conseil n'en décide autrement, un comité a le pouvoir de fixer son quorum à au moins la majorité de ses membres, d'élire son président et de régler autrement sa procédure. Le mandat des comités et les procédures relatives à ces comités doivent être énoncés dans les politiques de fonctionnement.

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8.02 – Comité exécutif

Le conseil établira un comité exécutif, dont les détails seront énoncés dans les politiques de fonctionnement. La principale responsabilité du comité exécutif est de conseiller ou de faire des recherches sur des questions hautement confidentielles au nom du conseil qui, de l'avis du président du conseil, ne peuvent pas attendre la prochaine réunion régulière du conseil ou lorsqu'il n'est pas possible de convoquer une réunion spéciale du conseil.

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SECTION IX – PROTECTION DES ADMINISTRATEURS, DIRIGEANTS ET AUTRES

9.01 – Devoirs des administrateurs et dirigeants

Chaque administrateur et dirigeant dans l'exercice des pouvoirs d'une telle personne et dans l'exercice de ses fonctions doit agir honnêtement et de bonne foi en vue des meilleurs intérêts de l'Association et doit exercer le soin, la diligence et la compétence qu'une personne raisonnablement prudente exercerait dans des circonstances comparables. Chaque administrateur et dirigeant de l'Association doit se conformer à la Loi, aux Règlements, aux Statuts, au Règlement administratif, aux politiques de fonctionnement et autres de l'Association.

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9.02 – Limitation de responsabilité

Aucun administrateur ou dirigeant ne peut être tenu responsable des actes, reçus, négligences ou défauts de tout autre administrateur, dirigeant ou employé, ou pour avoir participé à tout reçu ou autre acte de conformité, ou pour toute perte, dommage ou dépense subie par l'Association en raison de l'insuffisance ou de défaut du titre de propriété de tout bien acquis pour ou au nom de l'Association, ou pour l'insuffisance ou défaut de toute garantie dans ou sur laquelle l'argent de l'Association doit être investi, ou pour toute perte ou dommage résultant de la faillite, de l'insolvabilité ou d'actes délictueux de toute personne avec qui l'argent, les valeurs mobilières ou les effets de l'Association doivent être déposés, ou pour toute perte occasionnée par une erreur de jugement ou une omission de la part du directeur ou du dirigeant, ou pour toute autre perte, dommage ou malheur qui surviendrait dans l'exécution des fonctions de cette personne, à moins que cela ne soit occasionné par la négligence ou le manquement délibéré de l'administrateur ou du dirigeant ou qu'il résulte autrement de l'omission de l'administrateur ou du dirigeant d'agir conformément à la Loi et au Règlement.

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9.03 – Indemnisation

Sous réserve de la Loi, l'Association peut indemniser un administrateur ou dirigeant de l'Association, un ancien administrateur ou dirigeant de l'Association, un membre ou ancien membre d'un comité, ou une autre personne visée à l'article 151(1) de la Loi contre tous les frais , charges et dépenses, y compris un montant payé pour régler une action ou exécuter un jugement, raisonnablement encourus par cette personne à l'égard de toute action civile, pénale, administrative ou d'enquête ou autre procédure dans laquelle la personne est impliquée avec l'Association,

  • a. l'individu a agi honnêtement et de bonne foi en vue des meilleurs intérêts de l'Association; ou
  • b. dans le cas d'une action ou d'une procédure pénale ou administrative sanctionnée par une sanction pécuniaire, la personne avait des motifs raisonnables de croire que sa conduite était légale.

L'Association peut indemniser cette personne dans toutes les autres affaires, actions, procédures et circonstances autorisées par l'Acte ou la loi. Rien dans le présent règlement ne limite le droit de toute personne ayant droit à une indemnité de réclamer une indemnité en dehors des dispositions du présent règlement.

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9.04 – Assurance

Sous réserve de la Loi, l'Association peut acheter et conserver une assurance au profit de toute personne ayant le droit d'être indemnisée par l'Association en vertu de la Loi et de l'article 9.03 du présent règlement, comme le Conseil peut le déterminer de temps à autre, contre toute responsabilité encourue par l'individu en sa capacité d'administrateur ou de dirigeant de l'Association autrement ; à condition que l'on tienne d'abord dûment compte des exigences en vertu de la Loi sur la comptabilité des organismes de bienfaisance (Ontario) pour l'achat d'une assurance responsabilité des administrateurs et des dirigeants.

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9.05 – Avances

L'Association peut avancer de l'argent à un administrateur, dirigeant, membre d'un comité ou autre personne visée à l'article 9.03 pour les frais, charges et dépenses d'une instance visée à l'article 9.03.

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SECTION X – AVIS

10.01 – Mode de transmission des avis

Sous réserve des articles 4.01 et 6.03, tout avis à donner (ce terme inclut envoyé, livré ou signifié) conformément à la Loi, aux statuts, au règlement ou autrement à un membre, administrateur, dirigeant, membre d'un comité du conseil, ou le comptable public doit être suffisamment informé :

  • a. s'il est livré personnellement à la personne à qui il doit être remis ou s'il est livré à l'adresse de cette personne indiquée dans les registres de l'Association ou dans le cas d'un avis à un administrateur à la dernière adresse indiquée dans le dernier avis qui a été déposé par l'Association conformément à la Loi et reçue par Corporations Canada; ou
  • b. s'il est envoyé par la poste à cette personne à l'adresse enregistrée de cette personne par courrier ordinaire ou aérien affranchi ; ou
  • c. s'il est envoyé à cette personne par téléphone, par voie électronique ou par tout autre moyen de communication à l'adresse enregistrée de cette personne à cette fin; ou
  • d. s'il est fourni sous la forme d'un document électronique conformément à la Loi.

Un avis ainsi remis est réputé avoir été donné lorsqu'il est remis en mains propres ou à l'adresse enregistrée comme indiqué ci-dessus; un avis ainsi posté est réputé avoir été donné lorsqu'il est déposé dans un bureau de poste ou une boîte aux lettres publique; et un avis ainsi envoyé par tout moyen de communication transmis ou enregistré est réputé avoir été donné lorsqu'il est expédié ou remis à la société ou à l'agence de communication appropriée ou à son représentant pour expédition. Le secrétaire peut modifier ou faire modifier l'adresse enregistrée de tout membre, administrateur, dirigeant, expert-comptable ou membre d'un comité du conseil d'administration conformément à toute information jugée fiable par le secrétaire. La déclaration du secrétaire qu'un avis a été donné conformément au présent règlement constitue une preuve suffisante et concluante de la remise d'un tel avis. La signature de tout administrateur ou dirigeant de l'Association sur tout avis ou autre document devant être remis par l'Association peut être écrite, estampillée, dactylographiée ou imprimée ou partiellement écrite, estampillée, dactylographiée ou imprimée.

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10.02 – Calcul du temps

Lorsqu'un avis d'un nombre donné de jours ou un avis s'étendant sur une période doit être donné en vertu du règlement, le jour de la signification, de l'affichage ou de toute autre livraison de l'avis ne doit pas, à moins qu'il n'en soit autrement prévu, être compté dans ce nombre de jours ou toute autre période. Dans le calcul du nombre de jours pour tout avis en vertu du règlement, un jour doit être considéré comme n'importe quel jour de la semaine et pas seulement un jour ouvrable.

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10.03 – Avis non livrés

Si un avis donné à un membre est renvoyé à deux (2) reprises consécutives parce que ce membre est introuvable, l'Association n'est pas tenue de donner d'autres avis à ce membre jusqu'à ce que ce membre informe l'Association par écrit de sa nouvelle adresse.

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10.04 – Omissions et erreurs

L'omission accidentelle de donner un avis à un membre, un administrateur, un dirigeant, un membre d'un comité du conseil d'administration ou un expert-comptable, ou la non-réception d'un avis par une telle personne lorsque l'Association a fourni un avis conformément au règlement loi ou toute erreur dans un avis n'affectant pas sa substance n'invalidera aucune mesure prise lors d'une réunion à laquelle l'avis se rapportait ou autrement fondée sur un tel avis.

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10.05 – Renonciation à l'avis

Tout membre, titulaire proxy, administrateur, dirigeant, membre d'un comité du conseil ou expert-comptable peut renoncer ou abréger le délai pour tout avis devant être donné à cette personne, et cette renonciation ou abrègement, qu'il soit donné avant ou après l'assemblée ou autre événement dont un avis doit être donné doit remédier à tout défaut dans la remise ou dans le moment de cet avis, selon le cas. Une telle renonciation ou abrégement doit être fait par écrit, sauf une renonciation à l'avis d'une réunion des membres ou du conseil ou d'un comité du conseil, qui peut être donnée de quelque manière que ce soit.

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SECTION XI – STATUTS ET RÈGLEMENTS

11.01 – Modification des statuts

Les statuts de l'Association ne peuvent être modifiés que si la modification est sanctionnée par une résolution spéciale des membres. Toute modification des statuts entre en vigueur à la date indiquée dans le certificat de modification.

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11.02 – Confirmation du règlement

Conformément aux statuts et sous réserve de la Loi, tout règlement administratif, modification ou abrogation d'un règlement administratif doit être confirmé par une résolution spéciale des membres.

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11.03 - Date d'entrée en vigueur du règlement, de la modification ou de l'abrogation initié par le conseil

Sous réserve des statuts et de l'article 12.01 du présent règlement, le conseil peut, par résolution, adopter, modifier ou abroger tout règlement administratif qui régit les activités ou les affaires de l'Association. Tout règlement administratif, modification ou abrogation entrera en vigueur à compter de la date de la résolution des administrateurs jusqu'à la prochaine assemblée des membres où il pourra être confirmé, rejeté ou modifié par les membres par résolution spéciale. Si le règlement administratif, la modification ou l'abrogation est confirmé ou confirmé tel qu'amendé par les membres, il demeure en vigueur sous la forme dans laquelle il a été confirmé. Le règlement administratif, sa modification ou son abrogation cesse d'avoir effet s'il n'est pas soumis aux membres lors de la prochaine assemblée des membres ou s'il est rejeté par les membres lors de l'assemblée.

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11.04 - Date d'entrée en vigueur du règlement administratif, de la modification ou de l'abrogation en vertu du paragraphe 197 (1)

Une résolution spéciale des membres est requise pour apporter toute modification aux statuts ou au règlement administratif de l'Association en ce qui concerne les questions énumérées au paragraphe 197(1) de la Loi. Un règlement administratif adopté, modifié ou abrogé en vertu du paragraphe 197(1) entre en vigueur à compter de la date de la résolution spéciale des membres approuvant ce règlement administratif, sa modification ou son abrogation et n'a pas besoin d'être soumis au conseil pour approbation.

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11.05 – Invalidité des dispositions du présent règlement

L'invalidité ou l'inapplicabilité de toute disposition de ces règlements n'affectera pas la validité ou l'applicabilité des dispositions restantes.

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SECTION XII – DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR

12.01 – Date d'entrée en vigueur

Sous réserve de confirmation par les membres, le présent règlement entre en vigueur le 6 avril 2022.

 

ADOPTÉ par les Administrateurs de l'Association ce __25__ème jour d'avril 2022.

Président du Conseil

Trudy Flynn

Vice-président du conseil

Mario Domingue

APPROUVÉ par les Membres de l'Association ce __12__ ème jour de septembre 2022.

Président du Conseil

Trudy Flynn

Vice-président du conseil

Mario Domingue

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